Korisnički login

Pravilnik o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Cestica

               
REPUBLIKA HRVATSKA
VA RAŽDINSKA ŽUPANIJA
      OPĆINA CESTICA

KLASA: 021-05/10-01/
URBROJ: 2186/03-02-10-1
Cestica, 15.10. 2010.

Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (“Narodne novine“ broj: 105/1997. i 64/2000), te temeljem članka 11. st. 3.Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (“Narodne novine“ broj: 90/2002), članka 17 i 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (“Narodne novine“ broj: 63/2004 i 106/07)i članka 30. Statuta Općine Cestica ( „Službeni vjesnik Varaždinske županije“ broj 23/09.) Općinsko vijeće Općine Cestica, na 15. sjednici održanoj dana 15. listopada  2010. godine je donijelo

P R A V I L N I K
o zaštiti arhivskoga i registraturnog gradiva
Općine Cestica

I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje
je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Općina Cestica, kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.
Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Cestica s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju Općine Cestica.

Članak 2.
Arhivsko i registraturno gradivo nastalo djelovanjem i radom Općine Cestica predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti, te je neotuđivo.

Članak 3.
Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik,…).
Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.
Arhivskim gradivom (gradivo trajnih rokova čuvanja) smatraju se zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značaja za kulturu, povijest i druge znanosti bez obzira na vrijeme i mjesto njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva.
Registraturnim gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu Općine Cestica, bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije…).
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.
Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takove ovlasti prenese načelnik.
Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Općine Cestica, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.
Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD,…)
Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.
Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Općine Cestica, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim cjelinama.

Članak 4.
Uredsko poslovanje Općine Cestica vodi se sukladno Uredbi o uredskom poslovanju (Narodne novine broj 7/09), i Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akta (Narodne novine broj 38/88).
Urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka vodi se putem računala.
Zapisnik i upisnik se zaključuju 31. prosinca tekuće godine za tu godinu, uz naznaku predmeta koji nisu riješeni, imena i prezimena osobe odgovorne za uredsko poslovanje i pročelnika jedinstvenog upravnog odjela.

II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I  
     REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.
Općina Cestica kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužna je:
- savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom    
   Arhivu,
- dostavljati na zahtjev nadležnog Arhiva popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim,
- pribaviti mišljenje nadležnog Arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva,
- redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog Arhiva obavljanje stručnog nadzora       omogućiti nad čuvanjem gradiva.
- izvijestiti nadležni Arhiv o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja
  o postupanju s gradivom.
Općina Cestica dužna je osigurati primjeran prostor i opremu za pohranu i zaštitu svog arhivskog gradiva koje se čuva izvan arhiva, te snositi troškove preuzimanja, smještaja, čuvanja, obrade i zaštite svog arhivskog gradiva predanog nadležnom Arhivu.
III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.
Utvrđuje se da Općina Cestica nije osnovala svoj arhiv, već poslove čuvanja, zaštite, obrade i korištenja javnog arhivskog gradiva u njegovom trošku obavlja Državni arhiv u Varaždinu.
Utvrđuje se da Općina Cestica ima Pismohranu koja se nalazi u prostorijama Općine Cestica u Cestici, Dravska 1a.
Utvrđuje se da su za poslove uredskog poslovanja i poslove pismohrane odgovorni službenici Jedinstvenog upravnog odjela Općine Cestica.


Članak 7.
Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Općine Cestica prikuplja se, zaprima, evidentira,
odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.

Članak 8.
U okviru pismohrane vodi se:
- Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u   Pismohranu
- Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar    sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog     gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Općine Cestica.
Zbirna evidencija sadržava slijedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 9.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i slične tehničke arhivske jedinice koje su označene nazivom stvaratelja odnosno dokumentacijske cjeline, vrstom gradiva, rednim brojem tehničke jedinice, godine ili rasponom godina nastanka gradiva, oznakom ili rasponom oznaka arhivskih jedinica u tehničkoj jedinici.
Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog  predmeta kojim raspolaže.
Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podatci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta odnosno dokumenata u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.
Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama te uz popis jedinica gradiva. 
Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati svo preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.
U slučaju potrebe da se predano gradivo dopuni ili podaci isprave, gradivo se vraća na doradu službeniku koji ga je predao za odlaganje u primohranu.

Članak 11.
Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga
Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane.
Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama i vremenu nastanka.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 12.
Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Članak 13.
Kod uvođenja ili izmjene aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mijenjanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverdskog i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, plikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.
Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obavezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverdskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 15.
Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu.
Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.
Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa).

Članak 16.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.
Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 17.
Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja.
Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje čl. 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (“Narodne novine“broj: 172/2003).

Članak 18.
Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu. Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.

Članak 19.
Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, traži povrat gradiva.
Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis pročelnika jedinstvenog upravnog odjela, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u slijedećoj godini.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 20.
Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskoga gradiva i izlučivanje onog dijela registraturnoga gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za pohranu novog gradiva.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (“Narodne novine“ broj: 90/2002) kao i Posebnog popisa iz članka 1. st. 2 ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje nadležni Arhiv.

Članak 21.
Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz čl. 1. st. 2. ovoga Pravilnika počinju teći:
- kod uredskih knjiga i evidencija-od kraja godine posljednjega upisa,
- kod vođenja postupaka-od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,
- kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem-od kraja godine u kojoj    su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti  ili su se prestali primjenjivati,
- kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije-od dana prihvaćanja završnog    računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,
- kod personalnih listova-od godine osnutka personalnog lista,
- kod ostalog gradiva- od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 22.
Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela Općine Cestica. Radi provedbe postupka izlučivanja i uništavanja izlučenog gradiva Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela imenuje povjerenstvo od tri člana. Povjerenstvo ima predsjednika i dva člana. Povjerenstvo obavlja pripreme za izlučivanje i u tu svrhu izrađuje cjelovit popis registraturnog gradiva koje se predlaže za izlučivanje gradiva.
Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati  jasan i točan naziv gradiva koje će se izlučivati, godinu nastanka gradiva količinu gradiva izraženu brojem registratora, fascikala, svežnjeva, kutija, svezaka, knjiga, itd..
Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja , nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 23.
 Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela dostavlja prijedlog za izlučivanje gradiva nadležnom Arhivu radi ishođenja prethodnog odobrenja za izlučivanje. Prijedlog za izlučivanje gradiva sadrži pravo utemeljene razloge za pokretanje postupka, točno određene podatke o načinu, vremenu i mjestu izlučivanja, kao i uništavanja izlučenog gradiva te popis gradiva koje se izlučuje. U prilogu prijedloga za izlučivanje gradiva obavezan je i sastavni dio  Posebni popis gradiva s rokovima čuvanja.

Članak 24.
Na temelju rješenja nadležnog Arhiva o odobrenju izlučivanja dijela registraturnog gradiva načelnik donosi odluku o izlučivanju gradiva.
Odlukom se utvrđuje način, vrijeme, mjesto i izvršitelj izlučivanja i uništenja izlučenog gradiva, a u skladu s rješenjem nadležnog Arhiva.
Popis gradiva za izlučivanje i uništenje sastavni je dio odluke iz stavka 1. ovog članka.

Članak 25.
Prema potrebi, Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela može zatražiti da u pripremi  izlučivanja sudjeluje i stručni djelatnik nadležnog Arhiva

Članak 26.
O provedenom izlučivanju gradiva i postupku uništavanja izlučenog dijela registraturnog gradiva vodi se zapisnik s popisom izlučenog gradiva koji se dostavlja nadležnom Arhivu.
Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podatci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 27.
Spis predmeta o provedenom postupku odabiranja i izlučivanja, te uništavanju dijela  izlučenog registraturnog gradiva pismohrane čuva se trajno.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 28.
Arhivsko gradivo Općine Cestica predaje se nadležnom Arhivu temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (“Narodne novine“ broj:105/1997) te Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivima (Narodne novine broj 90/02 ). Arhivsko gradivo predaje se tek nakon provedenog odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva u nadležni Arhiv sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanog gradiva.

VII. PROSTOR PISMOHRANE
 
Članak 29.
Općina Cestica dužna je osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i
registraturnog gradiva.
Materijalna (fizičko–tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nastanka.
Materijalna zaštita osigurava se:
- obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u pismohrani ne radi,
- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 30.
Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Cestica smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.
Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.
U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 31.
Prostorija pismohrane mora imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i slično.
Prostorija mora biti osigurana valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata te opremljena odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 32.
Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposlenika u pismohrani.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 34.
Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Općine Cestica obvezne su postupati u skladu sa odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te odredbama ovog Pravilnika.

Članak 35.
Izmjene i dopune ovoga Pravilnika i Posebnoga popisa donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.

Članak 36.
Sastavni dio ovog Pravilnika je i Posebna lista s rokovima čuvanja gradiva nastalog radom Općine Cestica.
Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Članak 37.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu danom donošenja, a objaviti će se u Službenom vjesniku Varaždinske županije.

Predsjednik Općinskog vijeća:
Ivan Hohnjec


POSEBNI POPIS ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA OPĆINE CESTICA S ROKOVIMA ČUVANJA:

Redni broj VRSTA GRAĐE ROK ČUVANJA
 I. PISARNICA 
1. Urudžbeni zapisnik  Trajno
2.  Upisnici predmeta upravnog postupka  Trajno
3. Registar urudžbenog zapisnika  Trajno
4.  Registar upisnika upravnog postupka   Trajno
5. Arhivska knjiga  Trajno
6. Dostavne knjige, knjige za poštu i druge pomoćne uredske knjige 3 godine
7. Knjiga primljene pošte  3 godine
8.  Posebni popis arhivskog i registraturnog gradiva   Trajno
9. Zapisnici o preuzimanju gradiva i primopredaji gradiva nadležnom Arhivu  Trajno
10. Općenito o uredskom poslovanju  3 godine
  
 II. SLUŽBENIČKI ODNOSI 
1. Matična knjiga zaposlenika   Trajno
2. Evidencija o radniku  50 godina
3. Personalni listovi zaposlenika  50 godina
4. Predmeta evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazovanjem i stipendiranjem  50 godina
5. Predmeti o nesrećama na radu  50 godina
6. Predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima  10 godina
7. Zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima 10 godina
8.  Predmeti u vezi povrede službene dužnosti zaposlenika  5 godina
9. Prigovori, podnesci i žalbe iz radnog odnosa 5 godina
10. Prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim 5 godina
11. Dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja i oglasa za popunu radnih mjesta 5 godina
12. Akti u svezi prijema u službu, raspored zaposlenika i prestanka službe  10 godina
13. Rješenja o plaćama 10 godina
14.  Rješenja o nagradama za rad (jubilarne nagrade i sl.) 10 godina
15. Akti u vezi prekovremenog i dopunskog rada zaposlenika  10 godina
16. Uvjerenja o zaposlenju, radnom stažu, godišnjem odmoru, odsustvu djelatnika s posla, naknadi za godišnji odmor i drugo  5 godina
17. Prijave za mirovinsko i zdravstveno osiguranje Trajno
18. Ugovori o djelu  5 godina
19. Općenito o službenicima i namještenicima 3 godine
20.  Općenito o radnim odnosima službenika i namještenika 3 godine
21. Rješenja i drugi spisi o dopustima, bolovanjima i drugim odsustvovanjima s posla, te zamjene radu u takvim slučajevima  5 godina
22. Evidencija prisustvovanja na radnom mjestu 5 godina
  
 III. FINANCIJE I RAČUNOVODSTVO 
1. Obrasci osobnih primanja za mirovinsko osiguranje  Trajno
2. Temeljni financijski izvještaji (završni račun, poslovni izvještaji) Trajno
3. Proračun  Trajno
4. Odluke o izvršenju proračuna  Trajno
5. Evidencija o isplatama osobnih dohodaka  Trajno
6. Obračunski listovi osobnih dohodaka  Trajno
7. Godišnje porezne kartice zaposlenika  11 godina
8. Glavna financijska knjiga  11 godina
9. Dnevnik financijskog knjigovodstva  11 godina
10.  Obračun naknade bolovanja  7 godina
11. Knjiga nabavki  7 godina
12. Knjiga analitičkog knjigovodstva 7 godina
13. Knjiga blagajne   7 godina
14. Analitička evidencija osnovnih sredstava  7 godina
15. Dnevnik analitičkog knjigovodstva  11 godina
16. Dnevnik materijalnog knjigovodstva 11 godina
17. Evidencije ulaznih i izlaznih računa  7 godina
18. Ulazni i izlazni računi  11 godina
19. Nalozi za knjiženja (temeljnice)  11 godina
20. Nalozi blagajni za isplatu i nalozi za uplatu  7 godina
21. Inventurne liste  11 godina
22. Dokumentacija o osiguranju imovine  7 godina
23. Izvještaj banke o kretanju prometa (izvodi) 11 godina
24. Rješenja o rashodovanju opreme i inventara  11 godina
25.  Putni računi (troškovi) za službena putovanja  11 godina
26. Obračuni plaćenih poreza i doprinosa na dohodak  6 godina
27. Sudske i administrativne zabrane  5 godina
28. Ugovori o djelu i autorski honorari  5 godina
29.  Dokumentacija o platnom prometu 3 godine
30. Periodični obračuni poslovanja  3 godine
31. Otpremnice, dostavnice, prijemni listovi, povratnice  2 godine
32. Uplatnice o primljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (blagajnički blokovi) 2 godine
33. Narudžbenice  2 godine
34. Razni privremeni obračuni, pomoćne evidencije i tabele  2 godine
35. Obavijesti o izvodu otvorenih stavaka  2 godine
36. Stipendiranje učenika i studenata  10 godina
37. Naplata općinskih poreza  6 godina
38. Zamolbe za pomoći  1 godina
39. Općenito o financijama i računovodstvu  3 godine
  
 IV. INFORMATIKA 
1. Projekti, šifarnici, planovi  Trajno
2. Sigurnost informatičkih sustava Trajno
3. Informatička djelatnost i oprema općenito 3 godine
4. Telekomunikacijska oprema  3 godine
  
 V. ORGANIZACIJA , USTROJSTVO, NAČIN I TEHNIKA RADA OPĆINSKE UPRAVE 
1. Pravilnici o unutarnjem redu i ustrojstvu  Trajno
2. Ugovori i sporazumi  10 godina
3. Zahtjevi i odobrenja za izradu pečata i žigova  Trajno
4. Vlasničko pravni odnosi u vezi objekata, zemljišta, opreme i ostalog  Trajno
5. Dopisi vezani uz žigove, pečate, štambilje 3 godine
6.  Zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima 10 godina
7. Spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda 5 godina
8. Predmeti ostalih sudskih sporova, ovrhe i sl.  10 godina
9. Dokumentacija o vezi održavanja zgrada – objekata, opreme i ostalih sredstava  10 godina
10. Nabavka sredstava i opreme za rad  10 godina
11. Naputci i mišljenja o provedbu zakonskih i podzakonskih propisa  Trajno
12. Općenito o načinu i tehnici rada općinske uprave  3 godine
13. Općenito obavijesti, dostava podataka i uvjerenja, dopisi  3 godine
  
 VI. CIVILNA ZAŠTITA I VATROGASTVO 
1.  Objekti, ustanove i poduzeća i druge pravne osobe od značaja za civilnu zaštitu i vatrogastvo na području općine Cestica 5 godina
2. Planovi u vezi civilne zaštite i spašavanja  i planovi zaštite od požara Trajno
3. Procjene ugroženosti civilnog stanovništva i materijalnih dobara od mogućeg nastanka prirodnih i civilizacijskih katastrofa  Trajno
4. Civilna zaštita i vatrogastvo općenito  5 godina
  
 VII. STATISTIKA 
1. Ankete  5 godina
2. Statistika općenito 3 godine
  
 VIII. GRADITELJSTVO 
1. Lokacijske dozvole  Trajno
2. Građevinske dozvole  Trajno
3. Uporabne dozvole Trajno
4. Rješenja o uklanjanju građevina  Trajno
5. Potvrde glavnih projekata  3 godine
6. Suglasnost na prostorne planove  3 godine
7. Potvrde parcelacionih elaborata  3 godine
8. Prostorni planovi Trajno
9. Izvješće o stanju u prostoru  Trajno
10.  Program mjera za unapređenje stanja u prostoru Trajno
11. Općenito o graditeljstvu 3 godine
  
 IX. ZAŠTITA OKOLIŠA 
1.  Rješenje o ispunjenim uvjetima za postupanje s otpadom Trajno
2. Procjene utjecaja na okoliš  Trajno
3. Plan gospodarenja otpadom  Trajno
4. Izvješće o stanju okoliša Trajno
5. Katastar onečišćenja okoliša  Trajno
6. Općenito zaštita okoliša  3 godine
  
 X. PROSVJETA, KULTURA, INFORMIRANJE, ŠPORT I TEHNIČKA KULTURA 
1. Planovi i dokumentacija kapitalnih projekata izgradnje osnovnih škola i predškolskih ustanova Trajno
2. Godišnji planovi i programi predškolskih ustanova  2 godine
3. Natjecanje učenika osnovnih škola 2 godine
4. Spiskove nagrađenih učenika i mentora osnovne škole Trajno
5. Općenito o prosvjeti, kulturi, informiranju, športu i tehničkoj kulturi  3 godine
  
 XI. RADNI ODNOSI 
1. Zahtjevi za povrat radne knjižice 2 godine
2. Prijave mirovinsko i zdravstveno osiguranje  5 godina
3. Zahtjevi za posredovanje u ime zaposlenika kod poslodavca  5 godina
4. Zapisnici o nadzoru 5 godina
5. Obavijesti inspekcije rada 3 godine
6. Općenito o radnim odnosima  3 godine
  
 XII. RJEŠAVANJE PITANJA HRVATSKIH BRANITELJA DOMOVINSKOG RATA 
1. Rješavanje stambenih pitanja Hrvatskih branitelja   3 godine
  
 XIII. TERITORIJALNA PODJELA 
1. Granice područja općine Trajno
2. Općenito o teritorijalnoj podjeli  3 godine
  
 XIV. NASELJA 
1. Primjena imena naselja, ulica gradova  Trajno
2. Općenito o naseljima  3 godine
  
 XV. IZBORI 
1. Utvrđivanje izbornih jedinica  5 godine
2. Izbor zastupnika u sabor Trajno
3. Dokumentacija o izboru vijećnika u skupštinu županije, općinska vijeća i vijeća mjesnih odbora  Trajno
4. Imenovanje povjerenstva za provedbu izbora  Trajno
5. Dokumentacija izbornih povjerenstava  5 godina
6. Financiranje izbora i osiguranje sredstava  5 godina
7. Glasački listići  1 godina
8. Općenito o izborima    3 godine
  
 XVI. NEKRETNINE I POKRETNINE 
1. Zemljište i zgrade u vlasništvu općine  Trajno
2. Etažno vlasništvo  Trajno
3. Sukcesije  Trajno
4. Kapitalna sredstva  Trajno
5. Nabavka sredstava i opreme  Trajno
6. Održavanje zgrada i objekata i opreme  5 godina
7. Općenito  o nekretninama i pokretninama  3 godine
  
 XVII. NAGRADE I PRIZNANJA  
1. Komisija za dodjelu nagrada i priznanja  3 godine
2. Prijedlozi inicijative za dodjelu nagrada i priznanja  3 godine
3. Odluke o dodijeli nagrada i priznanja  Trajno
4. Općenito o nagradama i priznanjima 3 godine
  
 XVIII. ODNOSI S JAVNOŠĆU 
1. Priopćenja i obavijesti za javnost  1 godina
2. Protokol  1 godina
3. Pozivnice  1 godina
4. Uvezeni novinski članci   Trajno
5. Općenito o odnosima s javnošću  3 godine
  
 XIX. KOMUNALNI POSLOVI 
1. Rješenja iz ovlasti prometa  2 godine
2. Rješenja o korištenju, prekopu, uzurpiranju i sl. javnih površina 2 godine
3. Rješenje o utvrđivanju visine komunalne naknade  3 godine
4. Rješenje o visini komunalnog doprinosa  Trajno
5. Spisi u vezi komunalnog reda  3 godine
6. Općenito o komunalnim poslovima  3 godine
  
 XX. STAMBENI ODNOSI 
1. Najam stanova  5 godina
2. Potvrde i uvjerenja  3 godine
3. Općenito o stambenim odnosima  3 godine
  
 XXI. IMOVINSKO – PRAVNI POSLOVI 
1. Spisi o prodaji nekretnina  Trajno
2. Spisi o zamjeni nekretnina  Trajno
3. Spisi o zakupu nekretnina  Trajno
4. Spisi o procjeni nekretnina  Trajno
5. Općenito o imovinsko – pravnim poslovima  3 godine
  
 XXII. OPĆINSKO VIJEĆE I POGLAVARSTVO 
1. Pozivi za sjednice s prilozima  5 godina
2. Zapisnici sa sjednica s prilozima  Trajno
3. Verifikacija mandata  5 godina
4. Svečane prisege  5 godina
5. Odluke o imenovanju komisija i radnih tijela 5 godina
6. Pozivi za sjednice, komisija sa prilozima  5 godina
7. Zapisnici o radu sjednica komisija sa prilozima  Trajno
8. Odluke i zaključci Općinskog vijeća i poglavarstva  Trajno
9. Zaključni općinskog poglavarstva o isplatama  5 godina
10. Općenito o općinskom vijeću i poglavarstvu 3 godine
  
 XXIII. MJESNI ODBORI 
1. Organizacija mjesnih odbora  Trajno
2. Programi i planovi rada mjesnih odbora 3 godine
3. Općenito o mjesnim odborima  3 godine
  
 XXIV. SOCIJALNA ZAŠTITA  
1.  Informacije iz oblasti socijalne zaštite 3 godine
2. Zahtjevi za socijalnu pomoć  3 godine
3. Razni dopisi iz oblasti socijalne zaštite  3 godine
4. Općenito o socijalnoj zaštiti  3 godine
  
 XXV. NAKLADNIŠTVO I OSTALO  
1.  Monografija (izvornik na papiru) Trajno
2. Glas Općine Cestica Trajno
3. Javna priznanja Općine Cestica Trajno
4. Brošure , razglednice i slični tiskani materijal  Trajno
5. Ostali spisi vezani uz nakladništvo 3 godine
  
 XXVI. OBJAVA AKATA 
1. Objavljivanje odluka vijeća, poglavarstva, komisija, načelnika i općinske uprave  Trajno
  
 XXVII. GRADIVO POHRANJENO NA NEKONVENCIONALNIM MEDIJIMA  
 Određena građa pretežito vezana uz računovodstveno, knjigovodstveno poslovanje može se čuvati pohranjena na nekonvencionalnim medijima.   
1. Glavna financijska knjiga 
2. Dnevnik financijskog knjigovodstva 
3. Knjiga analitičkog knjigovodstva  
4. Evidencija ulaznih i izlaznih računa 
5. Obavijesti o izvodu otvorenih stavaka 
6. Evidencija o isplati osobnih dohodaka – isplatne liste 
7. Obračunski listovi osobnih dohodaka 
8. Godišnje porezne kartice zaposlenika 
9. Obračun naknade bolovanja 
10. Obračun plaćenih poreza i doprinosa na dohodak 
11. Obračun naknada , dnevnice, autorskih ugovora i ugovora o djelu 
12. Rješenja grobne i komunalne naknade  
13. Izlazne fakture komunalne naknade za pravne osobe i obrte 
14. Izrada opomena 
15. Izrada izvoda otvorenih stavaka 
16. Knjiga dugotrajne imovine 
17. Knjiga sitnog inventara 
18. Monografija Općine Cestica (Izvornik na papiru – trajno) 
19. Film „Cestica u 21. stoljeću“ 
20. Film Turistička zona Haloze-Zagorje